Na czym polega archiwizacja dokumentów i dlaczego jest ważna?

Przechowywanie dokumentów to dla niemal każdego przedsiębiorcy przykry obowiązek. Generuje koszty i pochłania zasoby, a dodatkowo nie przynosi właściwie żadnych korzyści. Tymczasem ustawodawca nakazuje przechowywanie niektórych dokumentów nawet 10, 25, czy 50 lat. Dowiedz się, dlaczego.

Czy wszystkie dokumenty trzeba przechowywać?

Archiwizacja dokumentów obejmuje wyłącznie te, które zostały wymienione w ustawach czy rozporządzeniach. Zatem w teorii nie musimy przechowywać absolutnie wszystkich danych. W praktyce jednak wygląda to nieco inaczej. Zdecydowaną większość dokumentów firmowych można zaliczyć do jakiejś kategorii, która wymaga archiwizacji. Na przykład faktury to dokumenty księgowe i podatkowe, a akta osobowe należą do dokumentacji kadrowej. Podsumowując, niewiele dokumentów można zutylizować bezpośrednio po otrzymaniu czy procesowaniu. Najczęściej są to notatki, wydruki maili i im podobne.

Dlaczego archiwizacja jest tak ważna?

Archiwizacja nie jest wyłącznie wymysłem ustawodawcy. Dokumenty muszą być przechowywane, ponieważ coś potwierdzają. Mogą stanowić na przykład materiał dowodowy czy stać się przedmiotem kontroli. Ich zniszczenie spowoduje utratę dostępu do danych, która może być tragiczna w skutkach. Dla poszczególnych dokumentów wyznaczono inny okres przechowywania, który zależy tak naprawdę od stopnia ważności zawartych w nich informacji. Na przykład dokumentację dotyczącą nieruchomości przechowujemy przez cały okres jej “życia”, natomiast rachunki i faktury można zniszczyć już po 5 latach.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Biorąc pod uwagę zmiany, jakie w ostatnich zaszły w przepisach, obecnie dozwolona jest zarówno archiwizacja w formie papierowej, jak i elektronicznej. W tym kontekście pomocna okazuje się digitalizacja dokumentów HSM-Recycling, która umożliwia:

• zmianę dokumentu papierowego na elektroniczny,
• efektywniejszą ochronę danych,
• łatwiejsze zarządzanie,
• oszczędność zasobów.

Przy czym, bez względu na rodzaj archiwizacji, zawsze priorytetem jest bezpieczeństwo danych. Obowiązkiem administratora jest chronić je w taki sposób, aby nie doszło do wycieku, zniszczenia, utraty czy nieautoryzowanego dostępu. To właśnie dlatego archiwizacja budzi tak wiele negatywnych emocji. Nie jest prosta w swojej naturze, ale z pomocą doświadczonych ekspertów łatwiej osiągnąć wyznaczone cele. Na porządku w archiwum zyskasz również Ty, ponieważ nie będziesz musiał godzinami go przeszukiwać, by znaleźć konkretny dokument.