Jak wybrać kasę fiskalną do własnego biznesu?

Jerzy Biernacki
17.07.2020

Planujesz otworzyć swój biznes? Chcesz oferować produkty albo usługi konsumentom nieprowadzącym działalności gospodarczej? Najprawdopodobniej niezbędna Ci będzie kasa fiskalna, dzięki której można ewidencjonować przeprowadzone transakcje, by później rozliczać się z Urzędem Skarbowym. Na rynku dostępnych jest cała masa tego typu urządzeń, które dysponują różnymi funkcjami i możliwościami. Jak wybrać kasę fiskalną, by służyła efektywnie przez kilka lat?

Rodzaje kas fiskalnych

Na rynku kas fiskalnych możemy wyróżnić ich kilka rodzajów. Są to:

  • mobilne kasy fiskalne,
  • małe urządzenia służące głównie do pracy stacjonarnej,
  • systemowe kasy.

Spotkamy się także z drukarkami fiskalnymi, ale one działają w połączeniu z wewnętrznym systemem informatycznym. My skupimy się tylko i wyłącznie na kasach. By wybrać odpowiedni model, koniecznie trzeba zastanowić się, jaki rodzaj biznesu prowadzimy. Ci, którzy świadczą swoje usługi „w terenie”, nie mają stałego miejsca obsługi klientów lub zajmują się tzw. zawodami wolnymi, powinni skupić się na wyborze mobilnej kasy fiskalnej. Takie urządzenia są niewielkie, ważą mniej niż kilogram i pracują na zasilaniu akumulatorowym. Najlepszym przykładem osób, które powinny rozglądać się tylko za tym rodzajem urządzeń, są: geodeci, właściciele food-tracków czy serwisanci urządzeń odwiedzający nas w domach. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą stacjonarne placówki, będą bardziej zainteresowani większymi urządzeniami z zasilaniem prądowym. Ich wielkość zależy w dużej mierze od wielkości samej firmy.

Kasa fiskalna z elektroniczną kopią czy kasa fiskalna online?

Kasy fiskalne możemy także podzielić ze względu na sposób przechowywania kopii paragonów. Najstarsze wersje urządzeń drukują kopię papierową – te kasy jednak nie są już wspierane. Drugim typem są urządzenia z zapisem kopii na karcie mikro SD, choć także powoli są one wycofywane z rynku. Można je kupić jedynie do 31 grudnia 2022 roku. Po tym czasie można z nich dalej korzystać, ale nie zakupimy nowego urządzenia, ani nie wymienimy w nim pamięci fiskalnej. Pozostają nam kasy fiskalne online, które łączą się z Centralnym Rejestrem Kas i tam przesyłają wszystkie dokonane transakcje. Część firm z różnych branż jest zobowiązana do ich stosowania od 1 stycznia 2020 roku – warsztaty samochodowe i wulkanizacyjne czy stacje paliw. Od przyszłego roku stosować je muszą m.in.:

  • restauracje,
  • hotele,
  • sprzedawcy paliw stałych – węgla i brykietu.

Obecnie nieopłacalne jest kupowanie kas z elektronicznym zapisem kopii – głównie przez brak możliwości skorzystania z ulgi podatkowej wynoszącej nawet 700 złotych.

Jak wybrać kasę fiskalną?

Wiedząc, jaki rodzaj kasy fiskalnej chcemy kupić, pora wybrać konkretny model. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń, które różnią się od siebie:

  • wielkością bazy PLU – produktów i usług, które możemy zaprogramować na kasie,
  • liczbą możliwych grup towarowych,
  • liczbą programowalnych kasjerów,
  • mechanizmem drukującym,
  • rodzajem dostępnych złącz,
  • wyświetlaczami.

Cech charakterystycznych dla danej kasy jest znacznie więcej. Najważniejsza jest jednak wielkość bazy PLU, która mówi nam o tym, ile pozycji możemy mieć zaprogramowanych na urządzeniu. Niedoszacowanie tej liczby może spowodować, że w krótkim czasie będziemy zmuszeni urządzenie wymienić. Ważna jest także liczba kont kasjerskich, dzięki czemu bez trudu  przeanalizujemy działalność i ewentualne błędy dokonane przez pracownika. Rodzaj wyświetlacza czy mechanizmu drukującego wpływają bardziej na komfort klientów. Zwróćmy także uwagę na wyposażenie dodatkowe. Silikonowa nakładka na klawiaturę ochroni ją przed wilgocią, pyłem czy smarem, dzięki czemu sprawdzi się chociażby w warsztacie samochodowym. Specjalny uchwyt pozwoli podpiąć smycz, by nosić urządzenie na szyi, a pokrowiec będzie dbał o jego bezpieczeństwo.

Zanim kupisz...

Niewiele osób wie, że niektórzy dostawcy urządzeń fiskalnych oferują bezpłatne i niezobowiązujące prezentacje przed zakupem. Dzięki temu można zapoznać się z możliwościami, interfejsem i wyglądem. Taką właśnie usługę oferuje renomowany dostawca kas fiskalnych we Wrocławiui na całym Dolnym Śląsku. Nie zapominajmy, że zakup urządzenia polega nie tylko na wyborze samego modelu, ale także firmy, która będzie świadczyć dla nas serwis przez cały czas trwania umowy. Wybierzmy mądrze i upewnijmy się, że z daną firmą dobrze nam się współpracuje.

Kasy fiskalne są niezbędne w prowadzeniu sprzedaży konsumentom prywatnym zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa. Nie oznacza to jednak, że urządzenie to nie może być dla nas wygodne, funkcjonalne i pomocne.

Artykuł partnera serwisu.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.