Podpis elektroniczny: co to jest? Jak go uzyskać?

Jerzy Biernacki
09.12.2020

W dobie powszechnego dostępu do Internetu nikogo nie dziwi już, że większość spraw urzędowych możemy wygodnie załatwić online. Jest to szczególnie korzystne z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy nie muszą tracić czasu na osobiste wizyty np. w ZUS czy urzędzie skarbowym. Aby jednak móc w pełni wykorzystać to, co nazywamy administracją cyfrową, trzeba posiadać podpis elektroniczny. Czym on właściwie jest? Jak uzyskać podpis elektroniczny dla swojej firmy? Na te ważne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Co trzeba wiedzieć o podpisie elektronicznym?

Podpis elektroniczny to narzędzie cyfrowe, które pozwala zidentyfikować tożsamość posługującej się nim osoby. Ideą podpisu jest zawarcie w nim wszystkich kluczowych danych na temat posiadacza, dzięki czemu nie musi on już np. osobiście stawiać się w urzędzie i okazywać dowodu osobistego.

Definicję podpisu elektronicznego znajdziemy także w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, w którym czytamy, że są to dane, które „są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”.

Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany. Największą funkcjonalnością cechuje się ten ostatni. Składa się go za pomocą kwalifikowanego urządzenia i jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. Posługując się nim można zdalnie podpisać wszelkie dokumenty sądowe i urzędowe, w tym wykorzystywane w kontaktach z ZUS-em, służbą zdrowia czy urzędem skarbowym.

Praktyczne zastosowanie podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny, szczególnie kwalifikowany, umożliwia podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej bez wychodzenia z domu czy z biura. Jest powszechnie akceptowany przez administrację państwową i uznawany za najbezpieczniejszą metodę weryfikacji tożsamości.

Posiadając kwalifikowany podpis cyfrowy przedsiębiorca – bo to właściciele firm najczęściej inwestują w to rozwiązanie – może m.in.:

  • składać e-deklaracje w ZUS i US,
  • podpisywać umowy,
  • podpisywać faktury elektroniczne,
  • podpisywać wiadomości e-mail, w szczególności zawierające poufną treść,
  • podpisywać oferty składane w przetargach,
  • podpisywać dokumenty sądowe, np. związane z toczącym się postępowaniem w sprawie wierzytelności.

Główne korzyści z posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Dysponując takim podpisem nie tylko oszczędzamy czas, ograniczamy obieg papierowych dokumentów oraz zapewniamy sobie dużo większą wygodę, ale także uwiarygadniamy biznes w oczach kontrahentów. Podpis elektroniczny daje gwarancję autentyczności przesłanej oferty oraz poczucie bezpieczeństwa, co ma bardzo pozytywny wpływ na wizerunek przedsiębiorcy i reprezentowanej przez niego firmy.

Jak uzyskać podpis elektroniczny? Ile to kosztuje?

Podpis elektroniczny jest rozwiązaniem komercyjnym, co oznacza, że aby móc z niego korzystać należy go zakupić. Na polskim rynku nie brakuje firm oferujących sprzedaż oraz wdrożenie podpisu elektronicznego. Zwracamy uwagę na to, że usługa musi być świadczona kompleksowo, czyli obejmować zarówno zakup samego certyfikatu, jak i fizyczne wyrobienie podpisu pod wskazanym adresem – wymaga to zweryfikowania tożsamości osoby, która będzie się tym podpisem posługiwać.

Cena podpisu elektronicznego zaczyna się już od 119 złotych i jest uzależniona od wybranej technologii oraz okresu ważności. Niższe stawki obowiązują przy odnawianiu certyfikatu. Mitem jest zatem twierdzenie, że podpis elektroniczny jest drogi i zarezerwowany tylko dla dużych firm. Tak naprawdę może i powinien mieć go każdy przedsiębiorca.

Więcej na temat tego, czym jest podpis elektroniczny i jak wdrożyć go w przedsiębiorstwie można przeczytać na stronie internetowej firmy Netvet - https://netvet.pl/co-to-jest-podpis-elektroniczny-i-jak-go-uzyskac/. Netvet specjalizuje się w sprzedaży i implementacji podpisu kwalifikowanego dla firm z Wrocławia i okolic.

Artykuł partnera.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.