Microsoft 365 czy Exchange – co wybrać?

Czym są Microsoft 365 i Exchange Online?

Zacznijmy od zdefiniowania produktów chmurowych. Microsoft Office 365 – co to jest? Sama nazwa tej usługi wymaga krótkiego wyjaśnienia. Office 365 to dawna nazwa Microsoft 365, dlatego nie są to dwa osobne produkty, lecz jedna nazwa tej samej usługi. W jej skład wchodzą aplikacje biurowe, m.in. Word, PowerPoint, Excel, Outlook i Teams. W pakiecie dla firm znajdziemy również aplikacje serwerowe, takie jak SharePoint czy Exchange Online.

Exchange Online jest więc usługą profesjonalnej poczty biznesowej, a zarazem produktem, do którego otrzymujemy dostęp w ramach pakietu Microsoft Office 365 for Business. Osoby, które nie mają biznesowej wersji Microsoft 365, a chcą korzystać z usługi poczty e-mail Exchange Online, jak najbardziej mają taką możliwość poprzez zakup osobnego produktu. W dowolnej chwili można też rozszerzyć usługę do pełnego pakietu.

Exchange Online jako osobna usługa

Exchange Online pozwala na zarządzanie pocztą, kalendarzem, kontaktami i listami zadań. To jednak tylko podstawowe funkcje tego systemu pocztowego, który ma do zaoferowania znacznie więcej, łącznie z zaawansowanymi opcjami bezpieczeństwa. Usługa jest dostępna dla użytkowników Microsoft 365, którzy wybrali pakiet Business Basic, Business Standard lub Business Premium. Jeśli Twój plan nie obejmuje integracji Exchange Online, możesz nabyć ten produkt osobno.

Najważniejsze zalety Exchange Online:

• Microsoft Outlook w aplikacji i przeglądarce – poprzez Outlook można zarządzać wszystkimi najważniejszymi funkcjami Exchange, a wszystkie działania są w czasie rzeczywistym archiwizowane.
• Udostępniona skrzynka pocztowa – umożliwia odbieranie i wysyłanie wiadomości z jednego adresu przez wiele osób, bez konieczności udostępniania loginów i haseł. Rozwiązanie to jest szczególnie popularne w firmach, na przykład do obsługi poczty kierowanej do działu handlowego czy biura.
• Coś więcej niż poczta – Exchange Online umożliwia zarządzanie pocztą e-mail, kalendarzem i zadaniami, a dzięki asystentowi planowania można na przykład zlokalizować czas wolny poszczególnych osób i łatwiej ustalić termin spotkania dla wielu uczestników. Dzięki współpracy z Teams Exchange umożliwia również organizowanie spotkań online.
• Wsparcie dla zespołu – osoby korzystające z usługi, mogą tworzyć grupy platformy Microsoft 365 do realizacji poszczególnych zadań. Do każdej grupy przypisany jest alias pocztowy (dodatkowy adres konta e-mail), a także kalendarz i lista zadań.
• Ochrona korespondencji – Exchange Online Protection - pozwala na wysyłanie zaszyfrowanych wiadomości, a funkcja Data Loss Prevention chroni poufne dane. Dużą zaletą jest wyposażenie serwera w zaawansowane filtry antyphishingowe.

Office 365 czy Exchange Server – na co zwrócić uwagę?

Microsoft Office 365 ma bardzo dobre opinie, dlatego od lat cieszy się ogromną popularnością wśród użytkowników. Istnieją również inne programy biurowe (np. Libre Office, FreeOffice, iWork, Apache OpenOffice), jednak ich nazwy dla wielu osób są nieznane. W związku z tym, że w skład Office 365 dla firm wchodzi obecnie usługa Exchange Online, rośnie zainteresowanie porzuceniem Exchange Server i przeniesieniem firmy do chmury. Na co się zdecydować? Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb firmy.

Rozwój i elastyczność

Dynamicznie rozwijające się firmy chętnie korzystają z Office 365. Czy warto rozszerzać funkcjonalność tego narzędzia o Exchange Online? Oczywiście, że tak, zwłaszcza jeśli Twoja firma wymaga dużej pojemności poczty e-mail (nawet 100 GB) – w takiej sytuacji lokalne serwery Exchange Server mogą być niewystarczające. Dodatkową zaletą jest możliwość udostępniania skrzynki pocztowej nowym pracownikom, również tym, którzy pracują w innych oddziałach firmy.

Praca zespołowa

Istotną rolą w Twojej firmie odgrywa współpraca między zespołami? Microsoft 365 to rozwiązanie, które znacząco ułatwi pracę zespołową. Wszystko dzięki takim aplikacjom jak Microsoft Teams, SharePoint czy OneDrive. Dzięki Office 365 komunikacja między pracownikami może odbywać się w trybie online, dlatego nie ma znaczenia, czy pracują stacjonarnie, czy zdalnie. Jeśli natomiast praca w firmie odbywa się wyłącznie w trybie offline, lokalny Exchange Server może być wystarczającą opcją.

Chmura czy tradycyjny serwer?

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie firmy do chmury. Pozwala to ograniczyć wydatki związane ze szkoleniami czy zakupem sprzętu serwerowego, który jest kosztowny i zajmuje sporo miejsca. Do tego dochodzą koszty zużycia energii przez infrastrukturę IT i wynagrodzenie dla obsługi technicznej. Z drugiej strony Exchange Server nadal jest postrzegany jako dodatkowa kontrola nad danymi i systemami firmy. Należy więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nasza firma jest gotowa na przeniesienie do chmury.

Użytkownicy Office 365 mogą jednak korzystać z dodatkowych zabezpieczeń, na przykład filtrów antyphishingowych, które są dostępne w Exchange Online. Korzystając z wersji lokalnej, trzeba natomiast samodzielnie zadbać o zabezpieczenia, co jest szczególnie trudne dla małych firm. Działając w chmurze, również można chronić dane – na przykład poprzez tworzenie kopii zapasowych. Praca online ma też dodatkową zaletę: jeśli w biurze dojdzie do kradzieży lub pożaru, dane będą bezpieczne w chmurze. Korzyści płynące z rozwiązań chmurowych to również aktualizacje, które są realizowane błyskawicznie w ramach subskrypcji.

Co wybrać: Microsoft 365 czy Exchange?

Podsumowując, Exchange Online jest dostępny dla wszystkich użytkowników korzystających z Microsoft Office 365 for Business. Kupując jedną usługę, można więc nabyć zarówno Microsoft 365, jak i Exchange Online. Osoby, które jednak wybrały inny plan, mogą bez problemu dokupić Exchange w jednym z dwóch atrakcyjnych planów. Innym rozwiązaniem jest tradycyjne oprogramowanie serwerowe Exchange Server, adresowane do firm, które nie są gotowe na wdrożenie technologii chmurowej lub nie ufają rozwiązaniom online. Wybór należy więc dopasować do własnych potrzeb lub skonsultować ze specjalistą IT.